La surcharge d'e-mails est devenue une réalité pour de nombreux travailleurs. Pourtant, le courrier électronique demeure un moyen de communication primordial dans la vie de l'entreprise. Quelles règles suivre pour garder l'attention de vos destinataires jusqu'au bout et bien faire passer vos messages ?




Bien remplir le champ objet
C'est sans doute la base de tout e-mail. Un objet bien rempli garantira déjà que votre message ne passera pas directement par la case corbeille. Dans le livre « Savoir rédiger vos e-mails professionnels », l'auteure Aline Nishimata explique que l'objet devrait permettre de pouvoir répondre aux questions fondamentales : qui, quoi, comment, où, pourquoi. Évitez donc de laisser le champ vide ou de faire trop simple en utilisant un seul mot tel que "Rappel" ou "Information". Prenez aussi garde à ce que l'objet ne ressemble pas à un RE:RE:RE:RE: au fil des aller-et-retour de la conversation que vous avez eue avec votre collègue à propos du prochain projet d'équipe. Optez pour un vocabulaire plus clair du type RE: Projet Isis (présentation finale).


Soyez poli
L'e-mail ne vous dispense pas de formules de politesse. Elles ne sont peut-être pas aussi élaborées que dans un courrier classique mais elles demeurent importantes, encore plus si vous vous adressez au directeur de votre département ou à un client pour la première fois. Celui-ci pourra apprécier une formule telle que "Cher Monsieur" ou "Monsieur" et être moins sensible au "Bonjour" suivi du prénom plus familièrement utilisé entre collègues.
Pour conclure votre e-mail, vous devrez également utiliser la formule de politesse appropriée. Certains se contenteront d'un sommaire "Cordialement", d'autres opteront pour le "Bien à vous" marquant davantage la sympathie et le respect. Pour le cas d'un premier échange avec un nouveau client, des formules comme "Respectueusement" ou "Salutations distinguées" seront plus appropriées.


Choisissez le bon ton
Dans tout cadre professionnel, la mesure doit être la règle. Dans la rédaction d'un e-mail, cela revient à ne pas user des majuscules. Écrire URGENT peut être ressenti de manière agressive par vos interlocuteurs, ce qui n'est peut-être pas le but de votre message. User de traits d'humour n'est pas forcément une bonne idée non plus. C'est prendre le risque que vos blagues soient mal interprétées.


Évitez les abréviations
Il peut être tentant de confondre e-mail et SMS, surtout depuis la multiplication des supports numériques. Gardez cependant en tête que les abréviations sont la plupart du temps mal perçues dans la rédaction de ce type de courrier. Sans compter qu'une abréviation pourrait vite être prise pour une faute d'orthographe, autre erreur à ne pas commettre. Pour y remédier, ne vous dispensez jamais de la phase de relecture. Pour ceux qui ne seraient pas très forts dans cette matière, Aline Nishimata leur conseille de rédiger d'abord leurs e-mails dans Word, Pages ou Open Office pour éviter toute erreur.


Sachez vous présenter
Si vous contactez un destinataire pour la première fois, n'hésitez pas à lui exposer brièvement en préambule comment vous avez obtenu son adresse mail. Il sera plus à l'aise pour répondre à votre demande par la suite.


Restez concis
Un e-mail ne devrait pas faire plus d'une dizaine de lignes pour être efficace. Allez droit au but et faites des phrases courtes. L'idée principale de votre message devrait figurer dès la première phrase afin de retenir l'attention de votre destinataire. Dans son ouvrage "Être un pro de l'e-mail", Sylvie Azoulay-Bismuth prône la simplicité. Évitez les termes trop techniques, le propos doit être clair afin que l'information soit assimilée rapidement.


Optez pour la transparence
Enfin, un cas qui se multiplie depuis que les terminaux mobiles ont envahi le monde de l'entreprise. Vous êtes coincé en réunion pour les deux heures à venir et vous recevez une demande client par e-mail sur votre smartphone. Dans votre réponse, expliquez-lui la situation. Votre interlocuteur sera plus enclin à comprendre pourquoi vous ne traitez pas plus rapidement son cas. Vous vous y attèlerez plus tard, plus concentré sur votre tâche.
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