Prélèvements et virements SEPA : comment se mettre en conformité ?




L’Europe se dote, à compter du 1er février 2014 d’un espace unique de paiement en euro « SEPA » (Single Euro Payments Area) pour les prélèvements et les virements effectués en Europe. Mais sa mise en place demande des adaptations du traitement des opérations de paiement chez les donneurs d’ordre qui doivent être réalisées dans les délais impartis.

Concrètement, le virement SEPA permet de transférer des fonds d’un compte à un autre dans l’espace SEPA avec la même facilité que pour les virements domestique. Il utilise pour ce faire les nouvelles coordonnées bancaires internationales IBAN et BIC et apporte au destinataire une information plus riche sur la référence de paiement. Le virement sera ainsi exécuté en un jour ouvrable à compter de la réception de l’ordre de virement par la banque du donneur d’ordre, quel que soit son destinataire dans l’espace SEPA.

Le prélèvement SEPA consiste pour sa part en un paiement à l’initiative du créancier sur la base d’un mandat (autorisation préalable) donné par le débiteur. Le prélèvement SEPA utilise les nouvelles coordonnées bancaires internationales IBAN et BIC et offre un traitement automatisé des opérations. Le débiteur est désormais mieux protégé : il peut ainsi demander à sa banque le remboursement sans condition d’un prélèvement SEPA déjà effectué dans un délai de 8 semaines après l’opération, et peut contester un prélèvement SEPA non autorisé jusqu’à 13 mois après la date de l’opération.

La mise en place de SEPA demande des adaptations du traitement des opérations de paiement chez les donneurs d’ordre. Conformément à la réglementation européenne, les nouveaux instruments de paiement européens que sont le prélèvement et le virement SEPA remplaceront définitivement les anciens modèles domestiques le 1er février 2014 au plus tard.

Comme pour le prélèvement national, l’émetteur d’un prélèvement SEPA (entreprise, banque, artisan, commerçant, collectivité, administration, organisation professionnelle...) doit informer préalablement ses clients débiteurs avant toute émission. Cette information doit se faire au moins 14 jours calendaires avant la date d’échéance du prélèvement SEPA (sauf accord bilatéral sur un délai différent), par tout moyen à sa convenance (facture, avis, échéanciers…). Cette notification devra au minimum contenir la date d’échéance du prélèvement et son montant, l’identifiant créancier SEPA (ICS) de l’émetteur ainsi que sa référence unique de mandat (RUM).

Le dernier délai pour transmettre un premier ordre de prélèvement est de 5 jours ouvrés avant sa date d’échéance. Le délai minimum pour émettre un ordre de prélèvement SEPA récurrent est de 2 jours ouvrés avant son échéance. La banque de l’émetteur est libre de définir des délais supérieurs.

Afin de s’assurer qu’il pourra bel et bien émettre un prélèvement SEPA à partir du 1er février 2014, tout donneur d’ordre devra vérifier les points suivants :

- le donneur d’ordre doit prendre contact avec sa banque pour s’assurer des modalités d’émission du futur prélèvement SEPA. Si le donneur d’ordre émet déjà des prélèvements nationaux, une mise à jour de son contrat avec sa banque peut être requise ;

- sa banque se chargera ensuite de demander au nom de son client à la Banque de France l’attribution d’un identifiant créancier SEPA (ICS). Il sera nécessaire au donneur d’ordre lors de l’émission de ses futurs ordres de prélèvement SEPA. Attention ! Afin de respecter l’échéance du 1er février 2014, les banques devront transmettre à la Banque de France les demandes d’ICS de leurs clients donneurs d’ordre avant le 15 décembre 2013 au plus tard ;

- par ailleurs, le donneur d’ordre doit s’assurer de sa capacité à traiter les informations supplémentaires contenues dans les ordres de prélèvement SEPA : le référence unique de mandat (RUM), l’identifiant créancier SEPA (ICS), le type de paiement (ponctuel ou récurrent), la séquence de présentation du paiement, le libellé d’opération et, le cas échéant, certaines données opérationnelles.

En l’absence d’autorisation de prélèvement préexistante, le donneur d’ordre devra obtenir de son client débiteur un mandat signé. L’archivage de ce mandat, sous forme papier ou électronique, est de la responsabilité du donneur d’ordre en tant que créancier. Dans le cadre d’un prélèvement national qui migrerait vers un prélèvement SEPA, le donneur d’ordre n’aura pas à faire signer de nouveaux mandats de prélèvement SEPA. Toutefois, il est tenu d’informer au plus tôt ses clients débiteurs de son intention de migrer. Cette information peut se faire sous la forme d’une communication spécifique à la migration ou sur le support utilisé pour la notification préalable du premier prélèvement SEPA.

Dans les deux cas, le donneur d’ordre aura à attribuer une référence unique à ses mandats signés (RUM). Il peut choisir librement une référence constituée au maximum de 35 caractères maximum et ne comportant que les caractères « latins » (l’espace étant équivalent à un caractère) pour identifier de manière certaine un mandat signé par un de ses clients débiteurs. Le donneur d’ordre aura à communiquer la RUM à son client débiteur préalablement à la présentation d’un premier prélèvement SEPA. De la même manière, il doit mettre à sa disposition un point de contact lui permettant de modifier ou de révoquer ledit mandat (changement de coordonnées bancaires…).